Blogs

• Jeder Mitarbeiter kann über eine xelos.net Plattform seinen eigenen Blog erstellen und verwalten.
• Ein Blog besteht dabei aus einem Titel und einer ausführlichen Beschreibung, welche jederzeit editiert werden kann.
• Innerhalb eines Blogs können zu verschiedenen Themen sog. Blog-Artikel erstellt werden.
• Jeder Blog-Artikel wird über einen komfortablen WYSIWYG-Editor erstellt.
• Der Blog-Inhaber kann jederzeit seine Artikel als auch den kompletten Blog löschen.
• Jeder Blog-Artikel kann durch andere Benutzer kommentiert und auf die eigene Favoriten-Liste hinzugefügt werden.

Verschiedene Blog-Ansichten

• Jeder existierende Mitarbeiter-Blog kann auf der Blog-Übersichtsseite eingesehen werden.
• Die neuesten Blog-Artikel werden in einer separaten "Letzte Artikel"-Ansicht angezeigt.
• Hat ein Benutzer einen Blog abonniert, so kann er unter "Lieblings-Blogs" direkt darauf zugreifen.
• Durch die Unterstütztung des Blog-Tagging werden prominente Artikel in einer separaten Tag-Ansicht aufgelistet.

CMS (Content-Management-System)

Erstellen von Inhaltsseiten anhand verschiedener Komponenten

• Seiten-Layout individuell gestalten: 1 Spalte, 2 Spalten, Sidebar rechts, Sidebar links, T-Layout.
• Neue Inhalte bequem und schnell über vordefinierte Komponenten hinzufügen: WYSIWYG-Editor, HTML-Editor, Bild, Flash, RSS-Feed, Überschriften, interne Portlets aus verschiedenen xelos.net Modulen.
• Für jede Komponente können unterschiedliche Einstelllungen vorgenommen werden.
• Jede Inhaltsseite kann durch die Definition unterschiedlicher CSS Style Sheet Klassen individuell gestaltet werden.
• Es können beliebig viele Inhaltsseiten erstellt werden, die wiederum bequem über den Navigation Admin an gewünschter Position eingefügt werden können.

Komponenten beliebig via Drag & Drop anordnen

• Die einzelnen Komponenten lassen sich bequem via Drag & Drop auf jeder Inhaltsseite platzieren.
• Im Editier-Modus lassen sich die einzelnen Komponenten mit Doppelklick auf kleine Inhaltsblöcke reduzieren womit die Übersichtlichkeit gewahrt wird.

CRM (Customer-Relationship-Management)

Kunden, Mitglieder und Kontakte verwalten

• Hinterlegen Sie beliebig viele Datensätze im CRM-Modul und speichern Sie somit wichtige Kontaktdaten langfristig an zentraler Stelle ab.
• Jeder CRM-Datensatz besteht aus individuell konfigurierbaren Datenfeldern, welche bequem durch den Administrator anelegt und editiert werden können.

Drag & Drop Funktionalität zur Personalisierung der CRM-Übersichtsseite

• Die Andordnung der CRM Portlets auf der Übersichtsseite kann durch jeden Benutzer individuell festgelegt werden.
• Für jedes Portlet können spezielle Einstellungen vorgenommen werden (wie bspw. Anzahl angezeigter Einträge).

Administration der CRM-Datenfelder

• Im CRM können beliebig viele Datenfelder in eine Merkmalsgruppe zusammengefasst werden (wie bspw. Adresse).
• Jeder Merkmalsgruppe kann wiederum in sog. Tabs (Reiter) angeordnet werden.
• Jede Merkmalsgruppe kann so definiert werden, dass sie mehrmals oder nur einmalig im Frontend angezeigt werden kann.
• Datenfelder können unterschiedliche Werte annehmen (URL, E-Mail, Text, Dropdown, Checkbox, etc.).
• Jedes Datenfeld kann als obligatorisch bzw. als Pflichtfeld definiert werden.

Notizen und Dokumente kundenspezifisch verwalten

• Zu jedem Datensatz können Notizen hinzugefügt werden, welche chronologisch in der Datensatz-Historie gespeichert werden.
• In der Historie kann man sämtliche Aktivitäten eines Datensatzes zurückverfolgen.
• Zu jedem Datensatz können beliebig viele Dokumente zugeordnet werden (durch Anbindung des Dokumenten-Management-Systems).

Reports / Auswertungen der vorhandenen Datensätze

• Durch die Reporting-Funktion können alle Datensätze nach bestimmten Merkmalen ausgewertet werden.
• Der Report zeigt alle gefundenen Datensätze in einer übersichtlichen Tabelle an, welche in die gängigsten Datei-Formate exportiert werden können (Excel, HTML, comma sep.).
• Die einzelnen Spalten der Report-Tabelle können via Drag & Drop individuell gestaltet werden, je nachdem was der Auswertungszweck ist.
• Jeder durchgeführte Report kann dauerhaft abgespeichert werden und für eine identische Auswertung später erneut genutzt werden.

DMS (Dokumenten-Management-System)

• Im DMS können beliebig viele Dokumente hochgeladen und zentral abgespeichert werden.
• Jedes Dokument wird mit seiner aktuellen Version, Dateigröße, dem Eigentümer und dem Datum der letzten Bearbeitung gekennzeichnet.

• Legen Sie im DMS Datei-Ordner beliebig an, ähnlich wie im Windows Explorer.
• Die einzelnen Ordner können dabei beliebig tief geschachtelt werden.

• Für jeden neu angelegten Datei-Ordner können Zugriffsrechte auf Benutzergruppen-Ebene oder für einzelne Benutzer vergeben werden.
• Unbefugte Benutzer erhalten hierdurch keinerlei Zugriff auf Dateien und darin befindliche Unter-Ordner.

• Über die komfortable Volltextsuche werden neben Dateiname auch Inhalte von Dokumenten durchsucht (für alle gängigen Dateiformate wie bspw. aus dem MS Office-Paket oder PDF).
• Zu jedem Dokument können beliebig viele Tags zugeordnet werden.
• Die im DMS befindlichen Dokumente können entweder nach Tags sortiert (Tag-Cloud) oder in Ordner-Struktur angezeigt werden.

• Durch die Versionierung von Dokumenten bleiben ältere Versionen erhalten und gehen somit nicht verloren.
• In der Versionshistorie kann genau eingesehen werden, welcher Benutzer wann die letzte Änderung an einem Dokument vorgenommen hat.
• Mit der Versionierung wird in Verbindung mit der Direct-Edit-Komponente ein nahezu parallele Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht.

• Mit dem xelos.net Desktop Connector (XDC) können sämtliche Dokumente aus dem DMS mit einem lokalen Windows Ordner synchronisiert werden.
• Der Desktop Connector unterstützt die Einbindung mehrerer DMS-Instanzen, d.h. es können mehrere installierte Dokumenten-Management-Systeme auf einer xelos.net Installation mit einem lokalen Windows Ordner synchronisiert werden.
• Mit dem Desktop Connector werden weitere Funktionen unterstützt: Sync Status einsehen, Pflege und Einrichtung der einzelnen Sync Profile, Sync Log Anzeige und Log Datei, Automatisches Programm-Update bei neuer Version, Autostart-Funktion, etc.

• Mit der Direct-Edit Funktion können Sie direkt aus dem DMS heraus Dateien (MS Office Formate) Öffnen und Editieren.
• Nachdem Sie das Dokument mit dem entsprechenden Client-Programm schließen, werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen auch ins DMS speichern möchten. Eine neue Dokumenten-Version wird automatisch vom System hochgeladen.
• Die Funktionen der Direct-Edit Funktion im Überblick: Editieren, Vorschau-Funktion, Download und Upload Möglichkeit, automatisches Hochladen einer neuen Dokumenten-Version.

Eventplanner / Veranstaltungen

Veranstaltungen eintragen und publizieren

• Über eine komfortable Eingabemaske können Veranstaltungen mit folgenden Merkmalen eingetragen werden: Titel, Ort, Kategorie, Veranstaltungsbeginn, Veranstaltungsende, Veranstaltungsadresse, Anmeldeschluss (Deadline für die Registrierung), ausführliche Veranstaltungsbeschreibung inkl. Vorschau-Option, Tags.
• Zu jeder Veranstaltung können weitere Informationen in Form von Flyer, Agenda etc. als Datei-Anhang hochgeladen werden.

Veranstaltungsorganisation: Teilnehmerliste, Anmeldeschluss, Veranstaltungseinladungen

• Der Ersteller einer neuen Veranstaltung ist auch zugleich der der Administrator für dieses Event.
• Der Administrator einer Veranstaltung kann folgende Funktionen ausüben: Teilnehmerliste aktivieren, Registrierungsdeadline setzen, sämtliche Veranstaltungsinformationen eintragen und editieren, interne und externe Benutzer über die Einladungsfunktion zu einem Event einladen.
• Die Teilnehmerliste (inkl. Kontaktdaten der Teilnehmer) kann durch den Administrator eines Events exportiert werden und somit für ein Mailing verwendet werden.
• Bei Einladung interner oder externer Benutzer werden E-Mail Einladungen inkl. Terminanhang verschickt, welche dann wiederum schnell via MS Outlook bestätigt oder abgelehnt werden können.

Veranstaltungen mit dem Kalender-Modul abonnieren

• Das Kalender-Modul unterstützt ein Veranstaltungs-Abonnement auf Kategorie-Ebene. D.h. Veranstaltungen werden im Veranstaltungs-Modul kategorisiert eingetragen und können dann über das Kalender-Modul abonniert werden.

Filebase

Vereinfachte Datei-Ablage, speziell geeignet für Gruppen-Modul

• Kategorien anlegen und verwalten.
• Dateien über simples Formular hochladen.
• Dateien können einer bestimmten Kategorie zugewiesen werden.
• Alternativ kann beim Dateiupload noch eine Kurzbeschreibung hinzugefügt werden.
• Dateien in der Filebase können mit einem Klick auf den Dateinamen heruntergeladen werden.
• Jede hochgeladene Datei wird mit Datum und dem jeweiligen Benutzer gekennzeichnet.

Forum

• Im Forum können neue Kategorien angelegt werden, welche nach Bedarf auf Benutzergruppen-Ebene oder für einzelne Benutzer freigeschaltet werden können (Rechtemanagement).
• Der System-Administrator kann für das Forum ausgewählte Moderatoren benennen.
• Threads und Beiträge können durch die Benutzer beliebig im Forum hinzugefügt werden. Beiträge können durch eine komfortable Eingabemaske (WYSIWYG-Editor) inkl. Vorschau-Funktion erstellt werden.
• Threads können dabei offen, geschlossen (keine Beiträge erlaubt) oder "on Top" sein.

• Der Topic-Starter, d.h. derjenige der einen Beitrag im Forum beginnt, wird im kompletten Beitrag farblich markiert, wodurch Antworten des Topic-Starters schnell ersichtlich sind.
• Das Zitieren von Vorgängerbeiträgen im eigenen Beitrag wird unterstützt.

Framework

Das Herzstück eines xelos.net Systems bietet eine Vielzahl moderner Web 2.0 Funktionalitäten

• Anpassbare Navigationsstrukturen: Die Navigation innerhalb eines xelos.net Systems kann beliebig angepasst werden.
• Benutzerverwaltung: Hierarchische Benutzergruppen-Verwaltung, auch anhand von Rollen möglich.
• Modul-Verwaltung: Instanzierung von Modulen, für jedes Modul können mehrere Instanzen erstellt werden, welche vollkommen andere Inhalte als auch eine andere Konfiguration aufweisen können.
• Integriertes Backup-System: Auf Modul-Instanz-Ebene können Backups nach Bedarf angefertigt werden.
• Multi-Language-Support (UTF-8): Mit dem Language Editor können die aktuelle Sprachversion jederzeit editiert werden und neue Sprachen anhand von Tokens eingepflegt werden.
• Unterstützung von offenen Standards wie bspw. XML, RSS, SOAP, WebServices, etc.).
• Rechtemanagement-System: Um sicher zu stellen, dass die richtigen Personen die richtigen Informationen zur Verfügung gestellt bekommen, können in der Administration einzelne Benutzer oder Benutzergruppen anhand von Rollen definiert werden.
• Update-Service über xelos.connect-Server: Jede xelos.net Installation hat Zugriff auf den Update-Server. Neue Modul-Releases können im Update-Center bequem per Mausklick installiert werden.
• Template-System: Mit Hilfe von Seiten-Templates kann schnell das Design bzw. die Anordnung von bestimmten Inhalten angepasst werden.
• System-Statistik: Mit dem xelos.net Statistic Center können umfangreiche System-Auswertungen gefahren werden.

Galerie

• Jeder Benutzer kann mehrere Fotoalben anlegen, in die Bilder hochgeladen werden können.
• In jedes Fotoalbum können beliebig viele Bilder entweder einzeln oder gepackt als ZIP-Datei hochgeladen werden.

• In den Fotoalben Eigenschaften können der Album-Titel, die Beschreibung, Kategorie sowie die vergebenen Tags editiert werden.
• Jedes Bild wird mit dem Dateinamen in das gewünschte Album hochgeladen. Der Dateiname bzw. Bildname kann jedoch im System beliebig geändert werden.
• Sofern Bilder nicht in der richtigen Postion angezeigt werden, können diese nachträglich in die gewünschte Position gedreht werden.
• Für die Galerie-Übersichtsseite kann ein Bild als Standard definiert werden, welches repräsentativ für das Album dargestellt wird.

• Jedes Bild kann durch andere Benutzer beliebig kommentiert werden. Die Anzahl der vorhandenen Bild-Kommentare wird neben jedem Bild angezeigt. Die letzten Bild-Kommentare werden auf der Galerie-Übersichtsseite angezeigt.
• Durch die Zoom-Funktion können Bilder auf die Originalgröße skaliert werden.
• Jedes Bild kann in Originalgröße heruntergeladen werden.
• Jedes Bild oder auch komplettes Album können vom Album-Inhaber gelöscht werden.

Gruppen

• Erstellen von öffentlichen oder geschlossenen (privaten) Gruppen möglich.
• Bei geschlossenen Gruppen können Benutzer nur durch Einladung bzw. über ein Begründungsschreiben Mitglied werden.

• Gruppen-Titel, Kurzzusammenfassung, Beschreibung, Vergabe von Tags, Gruppe öffentlich oder privat, Gruppe im Gruppen-Verzeichnis auflisten oder nicht, Kategorie zuweisen.
• Gruppen-Layout individuell gestalten: Gruppen-Logo hochladen, individuelle Gruppen-Kopfzeile erstellen, Hintergrund- und Textfarbe der Gruppen-Kopfzeile festlegen.
• Gruppen-Module beliebig aktivieren und deaktivieren. Folgende Module können innerhalb einer Gruppe aktiviert werden: News, Forum, Kalender, Filebase, DMS, Wiki, Eventplanner.
• An alle Gruppen-Mitglieder kann ein Newsletter verschickt werden.
• Jede Gruppen kann durch den Gruppen-Inhaber oder System-Administrator gelöscht werden.

• Die Mitglieder-Liste gibt einen guten Überblick über alle Gruppen-Mitglieder.
• Der Gruppen-Inhaber kann in der Mitglieder-Liste weitere Gruppen-Administratoren oder Moderatoren benennen sowie Mitglieder aus der Gruppe verbannen.

• Gruppen-Ansicht auch im Fullscreen-Modus möglich.
• Jedes Gruppen-Mitglied kann sich für den Gruppen-internen Newsletter an- und abmelden.
• Jedes Gruppen-Modul besitzt den identischen Funktionsumfang wie eine Modul-Instanz außerhalb der Gruppe.
• Über das Rechtemanagement-System können innerhalb einer Gruppe die Zugriffsrechte auf einzelne Module und Inhalte gesteuert werden.

Job-Market

• Getrennte Zugangsbereiche für Job-Anbieter (bspw. Unternehmen) und Job-Suchende über das Rechtemanagement-System konfigurierbar.
• Der System-Administrator kann verschiedene Angebotstypen (wie bspw. Festanstellung, Praktikum, Teilzeit, etc.), Branchen sowie Tätigkeitsbereiche individuell konfigurieren, so dass der Stellenanbieter bequem via Dropdown die für ihn passende Klassifizierung auswählen kann.

• Jedes Stellenangebot besteht aus folgenden Komponenten: Klassifizierung, Einsatzgebiet (Ort), Stellenbeschreibung (Titel und Beschreibung mit WYSIWYG-Editor editierbar, Eintrittsdatum, Laufzeit), Anforderungen (Sprachen, Erfahrungen, Schwerpunkte), Unternehmensinformationen (Kontaktdetails).
• Job-Anbieter kann seine Stellenangebote bequem verwalten: Übersicht über erstellte Angebote, veröffentlichte Angebote, zurückgezogene Angebote, abgelaufene Angebote.
• Jeder Job-Anbieter kann seine eigene Microsite pflegen, auf der weitere Informationen zum Unternehmen additiv zu den Stellenangeboten hinterlegt werden können (inkl. Logo-Upload und RSS-Feed Integration).
• Jeder Job-Anbieter kann bestimmte Premium-Features wie bspw. Banner-Werbung für einen bestimmten Zeitraum buchen, um auf sich aufmerksam zu machen.

• Umfangreiche Suchfunktion, Schnell-Suche über vom System-Administrator definierbare Datenfelder oder Detail-Suche möglich.
• Jede Suche nach einem bestimmten Begriff kann als Such-Agent abgespeichert werden. Jeder gespeicherte Such-Agent-Begriff kann über eine gesonderte Seite erneut ausgeführt werden, wodurch alle in der Stellendatenbank befindlichen Angebote erneut nach diesem Begriff durchsucht werden.
• Jedes Stellenangebot kann auf eine Merkliste gesetzt und von dieser auch wieder entfernt werden.
• Alle Job-Anbieter werden in einem Verzeichnis mit weiteren Anbieter-Informationen und ihren aktiven Job-Angeboten aufgelistet.

• Definition von entgeltlichen Job-Angeboten möglich: Preis-Regeln und Laufzeit können für die Einstellung von Job-Angeboten festgelegt werden.

Kalender

• Termine anhand einer klar strukturierten Benutzeroberfläche erstellen.
• Serien-Elemente/-Termine, Ganztagestermine, Terminbeschreibung, Verfügbarkeitsstatus, private Termine und automatische Benachrichtigung/Erinnerung aktivieren.

• Innerhalb des Kalender-Moduls kann auch die Verwaltung von Aufgaben vorgenommen werden.
• Aufgaben erstellen, als erledigt markieren, Aufgaben-Status aktualisieren, Aufgaben-Priorität festlegen, ausführliche Aufgaben-Beschreibung hinterlegen.

• Agenda-, Tages-, Wochen- und Monats-Ansicht.
• Wochen-Ansicht individuell konfigurieren: Tag beginnt/endet um eine gewisse Uhrzeit
• Anzahl der angezeigten Tage kann eingestellt werden.

• Erstellen und verwalten von beliebig vielen eigenen Kalendern möglich.
• Eigene Kalender können für alle Benutzer freigegeben werden, welche wiederum von der Gegenseite abonniert werden können.
• Öffentliche Kalender können gesucht und abonniert werden.
• Zusammenführern mehrerer Kalender in einer Ansicht (Überlappen).

• Jeder Kalender kann in iCal, RDF oder XCS exportiert werden.
• Synchronisation von Terminen mit MS Outlook (Outlook Remote Kalender) möglich.

Knowledge DB

Wissen strukturiert ablegen

• Kategorien beliebig anlegen und ineinander schachteln.
• Jede Kategorie kann wiederum Artikel bzw. Beiträge enthalten.
• Mit Hilfe des Artikel/Formular-Designers können Standard-Templates für verschiedene Artikel-Typen definiert werden. Bspw. soll ein Artikel aus einer Überschrift, Textblock und Datei-Upload-Möglichkeit bestehen.
• Artikel können anhand bestimmter Templates (welche vorher erstellt worden sind) veröffentlicht werden.
• Jeder Artikel kann durch die Benutzer kommentiert werden.

Mitgliederverzeichnis

• Der System-Administrator kann beliebig viele Merkmalsgruppen (bspw. Name, Adresse, Ausbildung, etc.) anlegen.
• Für jede Merkmalsgruppe können beliebig viele Datenfelder erstellt werden (bspw. PLZ, Ort, Straße, E-Mail, Handy-Nr, etc.).
• Merkmalsgruppen können so definiert werden, dass sie mehrmals oder nur einmalig im Frontend angelegt werden können (bspw. möchte ein Benutzer seine Messenger-Daten für ICQ und AIM eintragen, benötigt also zwei identische Merkmalsgruppen).
• Alle Datenfelder können auch als Pflichtfelder definiert werden.
• Jede Merkmalsgruppe kann in sog. Tabs beliebig durch den System-Administrator angeordnet werden.

• Jeder Benutzer erhält sein eigenes persönliches Adressbuch, in welchem er seine direkten Kontakte verwalten kann.
• Eigene Kontakte können über das persönliche Adressbuch anderen Benutzern vorgestellt werden.
• Zu jedem direkten Kontakt können im Adressbuch individuelle Datenfreigabeeinstellungen vorgenommen werden.
• Kontake können aus dem persönlichen Adressbuch jederzeit wieder entfernt werden.

• Im eigenen Profil kann jeder Benutzer seine persönlichen Daten pflegen und weitere Informationen zu sich veröffentlichen.
• Jeder Benutzer kann sein eigenes Profilbild hochladen.

Messenger

• Versenden und Empfangen interner Nachrichten in einem 1:1 Chat.
• Sobald eine neue Nachricht eingeht wird man durch ein Popup oder auf der System-Startseite darüber aufmerksam gemacht.

• Automatische Erkennung von System-Benutzer nach Eingabe weniger Buchstaben im Empfängerfeld (Autovervollständigung).
• Chronologische Anordnung der einzelnen Koversationen mit Benutzern im Posteingang.
• In der Konversationshistorie kann jede Konversation zu einem Benutzer genau nachverfolgt werden.
• Jede Nachricht wird mit dem Avatar des jeweiligen Benutzers gekennzeichnet.

News

• News-Beiträge können in unterschiedliche Kategorien zugeordnet werden.
• Der System-Administrator kann beliebig viele Kategorien erstellen und verwalten.
• Jede News-Kategorie unterliegt dabei dem Rechtemanagement-System, d.h. jede Kategorie kann auf Benutzergruppen-Ebene oder für einzelne Benutzer freigegeben oder der Zugriff eingeschränkt werden.
• Für jede News-Kategorie können vom System-Administrator Moderatoren zur Verwaltung benannt werden.

• Jeder News-Beitrag kann durch die Tagging-Funktionalität zusätzlich kategorisiert werden.
• Durch die angezeigte Tag-Cloud im News-Modul können die Benutzer sich themennahe News-Beiträge mit einem Klick anzeigen lassen.

• Alle News-Beiträge werden dauerhaft im News-Archiv hinterlegt.
• Das News-Archiv ist chronologisch nach Monaten und Jahre sortiert aufgebaut.

• Für die Erstellung neuer News-Beiträge steht ein komfortabler Text-Editor (WYSIWYG-Editor) zur Verfügung.
• Zu jeder News kann ein Bild, eine Zusammenfassung/Aufmacher sowie mehrere Datei-Anhänge hochgeladen und eingestellt werden.
• Jeder News-Beitrag kann durch die Kommentar-Funktion beliebig oft durch die Benutzer kommmentiert werden.

Portal

• Das Portal stellt die personalisierte Startseite eines jeden Benutzer dar, kann jedoch auch an anderer Stelle im System eingebaut werden.
• Das Portal setzt sich aus verschiedenen Portlets/Widgets/Gadgets zusammen, welche abhängig von den Inhalten unterschiedlich durch die Benutzer konfiguriert werden können.

• Portlets sind Inhaltsbereiche, welche zu einem Großteil systeminterne Informationen zu Aktivitäten ausgeben. Portlets können jedoch auch aus externen Inhalten bestehen, wie bspw. RSS Feeds.
• Für jedes Portlet können die Benutzer spezielle Einstellungen vornehmen, wie bspw. Anzahl angezeigter Beiträge, Anzeige von Inhalten einer bestimmten Kategorie, etc.

• Die Anordnung der Portlets auf der Portal-Startseite kann durch den Benutzer durch modernste Drag & Drop Technologie frei gestaltet werden.
• Die Positionierung bzw. die Anordnung der Portlets wird für spätere Logins abgespeichert.

• Die Startseite kann entweder in einem 2 Spalten-Design oder in einem 3 Spalten-Design eingerichtet werden.
• Die einzelnen Portlets kann der Benutzer bequem via Drag & Drop auf die einzelnen Spalten verteilen.

• Der System-Administrator kann bestimmen, welche Portlets obligatorisch bei jedem Benutzer angezeigt werden sollen sowie die Postion dieser Portlets fixieren (bspw. 1. Spalte, 1. Position).
• Fixierte Portlets können zwar temporär durch den Benutzer entfernt werden, sind jedoch spätestens beim nächsten Login wieder an der alten Postion vorhanden.
• Der System-Administrator kann zudem festlegen, ob Portlet-Einstellungen (bspw. Anzahl der Einträge) durch den Benutzer vorgenommen werden dürfen oder nicht.

Post-It

• Über das Post-It können Anzeigen bzw. Gesuche aufgegeben und allen Benutzern über das System angeboten werden.
• Kategorisierung der einzelnen Post-Its in verschiedene Themenbereiche möglich.
• Die einzelnen Kategorien können durch den System-Administrator beliebig festgelegt werden.

• Post-Its können in verschiedenen Farben erstellt werden.
• Post-It Einträge können über eine komfortable Eingabemaske bearbeitet bzw. erstellt werden.
• Die Angebotslaufzeit kann für jedes Post-It separat festgelegt werden. Nachdem die Auslaufzeit erreicht wurde, wird das Post-It automatisch aus dem System entfernt.
• Zu jedem Post-It wird ein Datei-Anhang unterstützt (bspw. Info-Flyer, Bild, etc.).
• Bestehende Post-Its können editiert oder das Angebot bzw. Gesuche jederzeit gelöscht werden.

Reisekostenabrechnung (reines xelos.net business Modul)

• Im Reisekosten-Modul können alle Mitarbeiter ihre Aufwände, welche während einer Geschäftsreise entstanden sind, dokumentieren und dem HR-Manager einreichen.
• Über einen komfortablen Wizzard können Details zur Geschäftsreise in ein Formular eingetragen werden, wie bspw. Projekt, Reisebeginn/-ende, nationale/internationale Reise, etc.
• Nachdem die Basis-Informationen zu einer Geschäftsreise erstellt wurden, können die einzelnen erstattungspflichtigen Kosten nach Ausgabe-Typ (Fahrtkosten, Übernachtung, sonstige Erstattungsansprüche) eingetragen werden.
• Fahrtkosten können gemäß der aktuellen nationalen/internationen Bestimmungen eingetragen werden.
• Übernachtunsaufwände für Hotels können ebenfalls professionell erfasst werden. Bereits erstattete Kosten können ebenfalls in einem Formular angegeben werden.

• Jeder Mitarbeiter erhält seine eigene digitale Mitarbeiterakte, in der neben Details zum Angestelltenverhältnis auch die Reisekostenabrechnung durch den HR-Manager überprüft und freigeschaltet werden kann.
• Sobald eine Reisekostenabrechnung freigezeichnet wurde, wird die Buchhaltung und der jeweilige Mitarbeiter darüber via E-Mail informiert.
• Den Status der jeweiligen Reisekostenanträge kann jeder Mitarbeiter mit seinem Account im Reisekosten-Modul einsehen. Hier werden tabellarisch offene, ausstehende, abgelehnte und genehmigte Reisekostenanträge aufgelistet, welche jederzeit eingesehen werden können.

Urlaubsantragsverwaltung (reines xelos.net business Modul)

• Über die Urlaubsantragsverwaltung kann jeder Mitarbeiter Urlaubsanträge formularbasiert beim HR-Manager einreichen.
• Die für einen Urlaubsantrag üblichen Daten sind vom Mitarbeiter einzutragen, wie bspw. Abwesenheitsbeginn/-ende, Typ der Abwesenheit, Kommentar, etc.

• Jeder Mitarbeiter bekommt sein jährlich vereinbartes Urlaubskontingent in der Mitarbeiterakte gutgeschrieben. Ein eventueller Übertrag aus dem Vorjahr wird enstprechend berücksichtigt.
• Ein beantragter und genehmigter Urlaubsantrag kann auch jederzeit vom Mitarbeiter wieder zurückgezogen werden. Die entsprechenden Tage bzw. Stunden werden seinem Konto automatisch wieder gutgeschrieben.
• Jedem Mitarbeiter wird in einer Tabelle sein Urlaubsanspruch, Zusatzurlaub bzw. Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, Betriebsferien, genommener Urlaub und Resturlaub für das jeweilige Geschäftsjahr übersichtlich angezeigt.

Wiki

• Sofern vom Rechtemanagement-System nicht anders limitiert, können alle Benutzer selbständig neue Wiki-Seiten anlegen.
• Das Erstellen von Wiki-Einträgen wird durch den WYSIWYG-Editor vereinfacht. Der Editor stellt eine Reihe an Formatierungskomponenten zur Verfügung.
• Zu jeder Wiki-Seite können zudem mehrere Datei-Anhänge angefügt werden. Fügen Sie hier bspw. ein Bild an, so können Sie dieses Bild über die Bild-URL auch bequem im eigentlichen Wiki-Eintrag anzeigen lassen.
• Sämtliche Datei-Anhänge unterliegen der Volltextindizierung (PDF und Office-Dateien) und werden somit in die globale System-Suche mit einbezogen.

• Alle Wiki-Seiten werden nach dem Titel alphabetisch sortiert im Wiki-Index dargestellt.
• Alternativ können Wiki-Einträge nach dem Datum der letzten Änderung angezeigt werden.
• Im Wiki-Inhaltsverzeichnis können einzelne Wiki-Seiten via Drag & Drop anderen Wiki-Seiten untergeordnet werden.
• Innerhalb eines Wiki-Eintrages kann ein Inhaltsverzeichnis (Table of Content TOC) mit Sprungmarke erstellt werden, welches gerade bei umfangreicheren Wiki-Einträgen hilfreich sein kann.

• Jede Wiki-Seite erhält über die Versionierung ihre eigene Historie.
• Über die Versionierung kann genau zurückverfolgt werden, welcher Benutzer welche Änderung an einer Wiki-Seite vorgenommen hat.
• Mit Hilfe des Versionen-Vergleichs können verschiedene Seiten-Versionen miteinander verglichen werden. Entfernte Inhalte werden dabei rot markiert, neu hinzugefügte Inhalte dahingegen grün markiert dargestellt.
• Ist das Kommentar-Modul aktiviert, können alle Benutzer Wiki-Seiten kommentieren und nützliche Anregungen zur qualitativen Verbesserung der einzelnen Wiki-Seiten mit einbringen.

Webmail

• Über das Webmail-Modul können bereits existierende POP3/IMAP-Postfächer angebunden werden.
• Bei den IMAP-Postfächern wird die angelegte Ordner-Struktur von dem System übernommen.

• Über die komfortable Benutzeroberfläche können einzelne E-Mails via Drag & Drop in einen anderen Ordner verschoben werden.
• Über die integrierte Suchfunktion werden sämtliche E-Mails indiziert und werden im persönlichen Suchindex mit aufgenommen.

• To, CC, BCC wird unterstützt.
• Betreff-Zeile sowie Datei-Anhänge können einer E-Mail-Nachricht hinzugefügt werden.
• E-Mail-Text mit Unterstützung eines WYSIWYG-Editor verfassen. E-Mail-Vorschau-Funktion inkl. Datei-Anhang-Vorschau (Bild- und Office-Formate).
• E-Mail als Entwurf speichern.
• Erhaltene E-Mails als un-/gelesen markieren, zur Nachverfolgung kennzeichnen, als un-/beantwortet markieren, in andere Ordner verschieben oder löschen.

• Individuelle E-Mail-Account Einstellungen über persönliche Einstellungen möglich.
• Spam- und Black-/Whitelist Einstellungen verwalten.
• E-Mail-Signatur zentral erstellen und verwalten.

Zeiterfassung (reines xelos.net business Modul)

Zeitaufwände erfassen und projektbasiert zuteilen

• Jeder Mitarbeiter erhält sein eigenes Zeitkonto, in welchem er stundenbasiert seine Zeitaufwände auf verschiedene Projekte zuweisen kann.
• In der Mitarbeiterakte wird die vertraglich fixierte Wochenarbeitszeit definiert, so dass die Unter-/Überstunden eines Mitarbeiters seinem Zeitkonto/Urlaubskonto automatisch gutgeschrieben werden können.
• Zeitaufwände können Kostenstellen-basiert zugerechnet werden, d.h. eine projektbasierte Zurechnung von Zeitaufwänden wird unterstützt.

• Am Ende eines Monats kann jeder Mitarbeiter sein Zeitkonto mit einem Klick an den HR-Manager zur Überprüfung einreichen.
• Die Zeitaufwände kann jeder Mitarbeiter in einer übersichtlichen Zeittabelle eintragen. In dieser Tabelle werden tägliche Unter-/Überstunden anhand der in der Mitarbeiterakte vereinbarten Arbeitszeit dargestellt, wodurch jeder Mitarbeiter seine Soll- und Ist-Arbeitszeit stets im Blick hat.